Warum verbringen Ihre Vertriebsmitarbeiter nur ein Drittel ihrer Zeit mit dem Verkaufen? Diese Frage mag wie ein Köder für Ihre Lektüre klingen, stellt aber dennoch die Realität dar, die nicht immer angenehm ist. Und das aus gutem Grund: Die Verteilung der Arbeitszeit von Vertriebsmitarbeitern ist in vielen Unternehmen ein Reizthema.
Dass Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht 100% ihrer Zeit für den Verkauf aufwenden, wird Sie natürlich nicht überraschen. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass die tatsächliche Zeit, die Ihre Vertriebsmitarbeiter für die Geschäftsentwicklung aufwenden, weit unter dem liegt, was Sie sich vorstellen.
Wie würden Sie also reagieren, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter in Wirklichkeit fast zwei Drittel ihrer Tage mit Aktivitäten verbringen, die nichts mit dem Verkauf zu tun haben und daher kein Einkommen generieren?
Theoretisch lässt sich die Tätigkeit eines Vertriebsmitarbeiters in vier Zeitpunkte unterteilen:
Ob Informationssuche, Terminvereinbarung oder Verwaltungsaufgaben (Besprechungsprotokolle, Spesenabrechnungen, Aktualisierung von Informationssystemen usw.) - der Tag eines Vertriebsmitarbeiters ist mit einer Vielzahl von Aufgaben belastet, die sich auf seine Produktivität und langfristig auch auf seine Motivation auswirken.
In den meisten Unternehmen haben Vertriebsmitarbeiter keinen Zugang zu Instrumenten, die es ihnen ermöglichen, ihren Tag besser zu organisieren und ihre Verkaufszeit im Außendienst zu maximieren. Diese Annahme ist besorgniserregend, da ein gutes Zeitmanagement das Vorrecht eines guten Vertriebsmitarbeiters ist. Es ist daher entscheidend, dass das Unternehmen dem Vertriebsmitarbeiter hilft, die Aufgaben zu reduzieren, die seine Produktivität behindern.
Die Kontrolle und Verbreitung von Informationen ist ein großes Problem für Unternehmen. Der fehlende Überblick über einen Interessenten oder Kunden (Verlauf der Gespräche, abgeschlossene Verträge, Auftragshistorie usw.) bedeutet für den Vertriebsmitarbeiter eine zusätzliche Arbeitsbelastung, die ihn vom Verkauf abhält. Der Vertriebsmitarbeiter muss problemlos auf alle Informationen zugreifen können, die es ihm ermöglichen, seine Verkaufsaktionen zu priorisieren und sein Verkaufspotenzial zu maximieren.
Auch die Kontinuität der Informationen muss eine Priorität sein, da der Erfolg vieler Gelegenheiten von einer guten Beherrschung der Unternehmensdaten abhängt. Es ist unvorstellbar, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter ein Geschäft verpassen könnten, weil ein Mitarbeiter krank ist, oder dass ein anderer das Unternehmen verlassen hat, ohne die Geschichte seines Austauschs mit einem Kunden/Interessenten geteilt zu haben.
Als Instrument, das häufig einen Großteil der Spannungen zwischen Vertrieb und Management kristallisiert, wird CRM von Vertriebsmitarbeitern oft als eine der Hauptursachen für ihren Produktivitätsverlust genannt.
Nie auf dem neuesten Stand, zu lang zum Ausfüllen, zu komplex in der Anwendung... Es gibt viele Gründe, warum ein CRM von den Vertriebsmitarbeitern vernachlässigt wird.
Ursprünglich als Produktivitätsinstrument gedacht (siehe Warum in ein CRM investieren), kann ein schlecht genutztes CRM sogar kontraproduktiv werden. Die Frustration, die aus der Nutzung einer ungeeigneten Lösung resultiert, führt dazu, dass das CRM vom Vertriebsmitarbeiter meist als Strafe und als Mittel zur "Nachverfolgung" seiner Tätigkeit wahrgenommen wird und nicht als Verbündeter in seinem Alltag.
Nicht alle Systeme erfahren das gleiche Maß an Ressentiments seitens der Vertriebsmitarbeiter, wobei diejenigen, die eine klare Verfolgung der Verkaufszyklen, der aktuellen Verkaufschancen und die Möglichkeit, Dokumente mit ihnen zu verknüpfen, die beliebtesten Tools sind.
Wie wir oben gesehen haben, ist die "einfache" Implementierung eines CRM (ein Euphemismus dafür, wie schmerzhaft es sein kann, eine große Anzahl von Systemen zu implementieren) keine systematische Antwort auf Ihre Probleme.
Da die meisten Systeme für den sesshaften Einsatz konzipiert und entwickelt wurden, können Ihre mobilen Benutzer nicht von diesen Tools profitieren, die daher als Strafe empfunden werden. Wie oft haben sich Ihre Vertriebsmitarbeiter vor einem Termin in ihrem Auto auf dem Parkplatz wiedergefunden, mit ihrem Computer auf dem Schoß, der eine gemeinsame Verbindung mit ihrem Telefon hatte, und haben verzweifelt nach einem Netz gesucht, um auf die Unternehmensdatenbank zuzugreifen? Wie viel Zeit haben sie damit verbracht, ihre Terminprotokolle abends zu Hause oder im Hotel erneut in Ihre Informationssysteme einzugeben? Wie viele Tage verschwendeten sie mit der Suche nach verlorenen Kassenbons und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen?
Angesichts der Investitionen und des Zeitaufwands, die die Einführung eines CRM mit Sicherheit mit sich bringt, können Sie es sich nicht leisten, dass die eingesetzte Lösung von Ihren Vertriebsmitarbeitern vernachlässigt wird. Eine Bestandsaufnahme und ein Verständnis Ihrer Bedürfnisse sind daher unerlässlich.
Zuallererstmüssen Sie unbedingt eine Prüfung durchführen, um genau zu verstehen, welche Aufgaben Ihre Vertriebsmitarbeiter vom Verkaufen abhalten. Um diese Diagnose durchzuführen, arbeiten Sie mit Ihren Teams zusammen: Sammeln und listen Sie ihr Feedback auf, indem Sie es nach häufig und selten wiederkehrend ordnen.
Die Prozesse zur Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben halten selten mit dem Wachstum eines Unternehmens Schritt, und einige von ihnen können einen Engpass für Ihr Wachstum darstellen. Verbringen Ihre Vertriebsmitarbeiter einen halben Tag pro Woche mit der Bearbeitung ihrer Spesenabrechnungen? Vielleicht ist es an der Zeit, die Organisation ihrer Bearbeitung zu überdenken!
Technologieund Digitalisierung sind Ihre besten Verbündeten. Trotz der Digitalisierung in der Berufswelt ist der Beruf des Außendienstmitarbeiters immer noch sehr handwerklich geprägt. Sind Sie sicher, dass Sie Ihren Teams die besten Voraussetzungen bieten, indem Sie ihnen Zugang zu Werkzeugen verschaffen, die ihnen helfen, ihre tägliche Produktivität zu steigern?
Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches CRM-Tool am besten zu Ihrer Vertriebsorganisation passt, ist es wichtig, sich mehrere Schlüsselfragen zu stellen.
Beseitigen oder automatisieren Sie überflüssige und zeitraubende Aufgaben mit geringer Wertschöpfung. Die Chancen stehen gut, dass viele dieser Aufgaben automatisiert oder sogar ganz gestrichen werden können, um Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit zu verschaffen.
DieSchulung Ihrer Mitarbeiter ist ebenfalls entscheidend, um das Beste aus Ihren Vertriebsmitarbeitern herauszuholen. Ob es um Zeitmanagement oder die Nutzung von Unternehmenstools geht, Ihre Mitarbeiter müssen die Ressourcen des Unternehmens bis ins kleinste Detail beherrschen, da sonst ihr Engagement nachlässt.
Managementinterferenzen und "Mikromanagement" können sich nicht nur negativ auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auswirken, sondern auch zu Vertrauensverlust und Demotivation führen, was sich wiederum negativ auf ihre Leistung auswirkt.
Um die Vertriebsorganisation Ihres Unternehmens zu optimieren und es Ihren Vertriebsmitarbeitern zu ermöglichen, ihre Verkaufszeit zu maximieren, gibt es Lösungen, die an ihr tägliches Leben und die Realitäten ihres Geschäfts angepasst sind.
Wenn Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, haben sie keine Zeit, überflüssige Informationen einzugeben, und suchen vor allem nach einem einfachen und effizienten Assistenten, mit dem sie mühelos ihre Verkaufspipeline verfolgen können. Sie brauchenein CRM, das auch auf dem Handy verfügbar ist.
Auch die Zusammenarbeit ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg Ihrer Vertriebsmitarbeiter: Chat, kollaborative Datenbanken, Austausch von Neuigkeiten, Dokumentenmanagement - die Lösung Ihrer Vertriebsmitarbeiter muss es ihnen ermöglichen,überall, jederzeit, mit oder ohne Netzwerk auf Informationen zuzugreifen.
Während die Softwarehersteller das Feld zu lange ignoriert haben, kommen nach und nach Lösungen für mobile Vertriebsmitarbeiter auf den Markt, die den Vertriebsmitarbeitern helfen sollen, wieder Spaß und Interesse an der Nutzung des CRM zu finden.
Sidely ist eine "mobile first"-Software für den Außendienst, die den Außendienstmitarbeiter bei der Akquise, auf Kundentouren und auf Messen begleitet, damit er endlich wieder die Kontrolle über seinen Alltag gewinnt.
